Forside » Trivsel » Atmosfære » Tema: drejebog for bedre møder » Drejebog for bedre møder

Drejebog for bedre møder

Det er en god ide at vælge et af jeres faste møder, når I skal starte arbejdet med atmosfæren, f.eks., personalemødet, ledermødet, mødet i fagligt udvalg, mv. Det er en fordel, at det er den samme personkreds over noget tid, for at det giver mening at træne i fællesskab. Håndbogen "Atmosfære på møder" anbefaler at I starter med at arbejde med "energien på møderne".

Udover mødelederen skal der også udpeges en co-pilot, der har som primære opgave at registrere atmosfæren på møderne. Mødeleders opgave er at styre mødet og det er hende – og kun hende - der har den endelige beslutningskompetence under hele mødet. Co-pilots opgave er at være talerør for atmosfæren og bestræbe sig på at være neutral.

Målet med at have fokus på atmosfæren på møderne er at gøre dem meningsfulde, produktive, energigivende og styrkende for arbejdspladsens fællesskab. Det er helt afgørende, at der er tryghed og klarhed fra starten.

For at skabe en ramme er det afgørende, at mødelederen laver en psykologisk kontrakt med mødedeltagerne, hvor det aftales, hvordan der arbejdes med mødets form, indhold og atmosfære.

Før mødet
Forberedelsen tager typisk under ½ times tid. Mødeleder og co-pilot drøfter, på hvilken måde der skal arbejdes med de enkelte punkter.

Energien under mødet: Kan vi på forhånd se, at der skal gøres noget for at holde energien under hele mødet? Kan en del af mødet med fordel afvikles i mindre grupper? Er der enkelte punkter, hvor der skal gøres noget særligt, og hvordan kan vi skabe variation, bryde vaner? Husk, at der er brug for at holde liv i kroppen, op og bruge den undervejs!

Samspillet: Er der noget i de enkelte punkter, der kræver nogle initiativer ift. at fremme samspillet? Er der evt. interesse- eller konfliktpotentiale i et punkt? Vil halvdelen af gruppen være uinteresserede i et punkt, og hvad kan vi gøre ved det? Vil det være en ide at lade deltagerne formulere, hvor de har deres fokus, hvad der optager dem i punktet, og så arbejde ud fra det?

Overgange og nulstilling: Hvad kan vi gøre for at markere, at vi afslutter det ene punkt, inden vi går over til det næste? Vær opmærksom på behovet for korte pauser.

Under mødet
Den atmosfæren der er i starten af mødet, kan ofte give et praj om, hvordan samspillet vil udvikle sig. Udfordringen er at kunne forholde sig åbent til de input der kommer, også selvom de kolliderer med de planer, man lige har lagt.

Mødeleder og co-pilot sætter sig, så de kan være i kontakt med hinanden.

Senest revideret den 30. november 2011