Af journalist Petra Sjouwerman, Periskop
Kontorchef Per Schultz Eegs fokus er at skabe energi og effektivitet på møderne. Derfor starter det ugentlige kontormøde i hans kontor i IT- og Telestyrelsen hver onsdag kl. 12 altid med ugens succeshistorie.
”Deltagerne fortæller om deres faglige succesoplevelse. Det kan være en undersøgelse, de er blevet færdig med, eller en pjece som er blevet publiceret. Meningen er, at alle fortæller om de ting, de er fagligt stolte af,” siger han.
For at undgå at kun tre eller fire mennesker ud af de 17 sidder og fortæller om deres faglige succesoplevelse, ændrede Per Schultz Eeg konceptet undervejs. Han satte medarbejderne sammen to og to, og de fik som opgave at tale om deres succesoplevelser.
”I de små grupper fortæller de hinanden i to eller tre minutter om ugens succeshistorie. Det skaber energi, og det giver anerkendelse, når din kollega sidder og lytter til din succeshistorie. Samtidig sikrer jeg, at alle bliver inddraget,” siger kontorchefen, som har gode erfaringer med på den måde at få de tavse deltagere frem i lyset.
Sociale relationer
De gode erfaringer gav Per Schultz Eeg blod på tanden. For nyligt har han udvidet konceptet.
”I stedet for kun at tale om vores faglige succeser, synes jeg det kunne være en god idé at udvide det til vores sociale relationer på arbejde. For eksempel en positiv oplevelse i forbindelse med et godt samarbejde. Eller at man fik talt med en kollega, og at det var vigtigt,” fortæller han. De bedste succeshistorier bliver genfortalt for hele kontoret, af den person, som hørte dem – ikke af den som oplevede den.
Per Schulz Eeg peger på at det giver meget mere energi at tale sammen end bare at sidde og høre på de andre hele tiden. Det kan alle sikkert genkende.
”Effekten er, at energiniveauet stiger. Jeg tror, vi skal tage flere skridt ad den sti,” siger han.
Mental forberedelse
Per Schulz Eeg kom i gang med at videreudvikle møderne bl.a. i forbindelse med projektet ”Møder der skaber værdi og mening”, som Videnskabsministeriet kører i samarbejde med Learning Lab ved Danmarks Pædagogiske Universitetsskole (DPU). Alle ledere i Videnskabsministeriet har fået tilbuddet om at deltage i to workshops, og 34 kontorchefer og ledere tog imod og deltog i ’Projekt Bedre Møde’, som det kom til at hedde i dagligtalen.
Per Schultz Eeg har både lært nye mødeteknikker i disse workshops, og fået bekræftet, at han allerede gjorde nogle ting rigtigt. Bl.a. erkendelsen af, at den mentale forberedelse er meget vigtig. ”Man skal spørge sig selv, hvad formålet med mødet er, før man går i gang. Som chef er det måske svært at altid være forberedt. Men i stedet for at læse sig igennem en hel masse sider, skal man bruge fem minutter på at forberede sig mentalt og spørge sig selv, hvad man vil opnå. Det kan betale sig at uddelegere læsearbejdet til en medarbejder, og så bede hende eller ham fremlægge de vigtigste pointer i begyndelsen af mødet”, siger Per Schultz Eeg.
En anden ting han fik ud af disse workshops er en større bevidsthed om, hvordan man kan påvirke møder.
”Jeg har nu helt klart en øget bevidsthed om hvordan jeg som person kan påvirke møder, og lave dem mere spændende og mere positive. Ikke kun som mødeleder, men også som deltager,” siger han.
Selv tage ansvar
Han påpeger, at man som deltager kan påvirke både indholdet og strukturen af mødet.
”Selvfølgelig sætter mødelederen rammerne, men man kan som deltager være med til at tilbyde konklusioner, administrere tiden og hjælpe med at strukturere, for eksempel med at bede om at tage et bestemt forslag først. Man hjælper også med at komme til tiden og signalerer, at man gerne vil i gang i stedet for at sidde og afvente. Kort sagt, i stedet for at blive forarget, kan man selv tage ansvar,” siger Per Schultz Eeg.