Af journalist Søren Svith, Periskop
Overgang til åbne kontorer skaber ofte utilfredshed hos medarbejdere, der oplever støj og forstyrrelse, som går ud over deres koncentration. Det kan man imidlertid imødegå ved at arbejde målrettet på at skabe en fælles kultur og fælles forståelse for, hvad de åbne kontorer kan bruges til, og hvordan man opfører sig i dem.
Det viser et interventionsprojekt på tre arbejdspladser, som COWI i samarbejde med Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø har udført med støtte fra Arbejdsmiljøforskningsfonden.
De medvirkende arbejdspladserne har alle satset på åbne kontorer for at øge videndeling og understøtte nye arbejdsformer.
Projektet satte ind på tre områder:
- Organisering og adfærd
- Akustik
- Holdninger til arbejdet
Hvorfor sidder vi sådan?
»Vi havde lavet forskellige scenarier for, hvordan storrummet kunne indrettes, og det skulle medarbejderne diskutere positive og negative sider ved. På den måde kom de frem til en række principper, som de ønskede deres storrum indrettet efter«, fortæller projektleder Gitte Arnbjerg.
Og der var mange parametre i spil: Hvem samarbejder, hvordan modtager vi nye medarbejdere, hvem er mentor for hvem, varme, lys og nærhed af vinduer.
»Det underlige er, at selv om arbejdspladserne alle har gjort meget ud af forberedelsen af de åbne kontorer, så glemmer de at følge op, når de først er flyttet ind. Så går der drift i den, og de glemmer at rette løsningen til efter den virkelighed, som hele tiden ændrer sig,« siger Gitte Arnbjerg.
Gravkammer eller fødselsdagssang
Det andet punkt, medarbejderne blev bedt om at drøfte var leve-regler i lige netop deres storrum. De udfyldte Post-It sedler hver især med forslag, som blev samlet sammen og diskuteret.
»Det vigtige er, at den type leveregler er individuelle for det enkelte kontor. Man kan ikke opstille regler for alle storrumskontorer. Hver især må de tage stilling til, om man må synge fødselsdagssang eller spise morgenmad ved mødebordet, « siger Gitte Arnbjerg.
Hun fortæller, at en generel tendens på de tre arbejdspladser er, at de ikke ønsker storrummet som et gravkammer. Man skal kunne mærke, at der er liv.
Både i forhold til indretning, placering og leveregler blev medarbejderne bedt om at lave fælles handleplaner, som skulle føres ud i livet efter temadagen.
Vi kan gøre noget ved støjproblemer
Projektet undersøgte medarbejdernes opfattelse af støj og forstyrrelse både før og efter temamøderne og arbejdet med at gennemføre handleplanerne, og det viste en signifikant forskel efter interventionen.
Psykologisk konsulent Pia Dreyer, der også deltog i projektet, peger på det interessante i, at alene italesættelsen af kulturen og indretningen havde en så klar virkning.
»Det viser tydeligt, at rummet i sig selv ikke skaber nogen bestemt adfærd. Det sker først, når vi begynder at tale om, hvad det skal bruges til og hvordan vi gerne vil agere i det,« siger hun.
Projektleder Gitte Arnbjerg peger på det positive budskab, at vi faktisk kan gøre noget ved støjgenerne.
»Vi skal i hvert fald ikke resignere, for vi kan faktisk rykke på det her område med ret få midler. Og det er der desværre en tendens til at mene, at vi ikke kan,» siger hun.
Abstrakte diskussioner uden effekt
Projektet undersøgte også virkningen af forskellige akustiske tiltag, men her var de tre arbejdspladser i forvejen så langt fremme, at små tiltag som bedre headset og støjskærme ikke viste nogen markant forbedring. Heller ikke på det tredje måleområde: holdninger, kunne forskerne påvise signifikante ændringer. Det drejede sig om påvirkning af medarbejdernes holdning til, hvad deres arbejde går ud på. Formålet var at få medarbejderne til at tale om, hvordan ønsket om nye arbejdsformer og mere videndeling, ændrer arbejdets karakter uden at vi nødvendigvis helt er klar over det.
»Der kom virkelig engagerede og vedkommende diskussioner ud af det, men i sidste ende var det nok lidt for abstrakt og fjernt fra, hvordan medarbejderne opfattede emnet støj. I hvert fald blev handleplanerne fra temamøderne ikke gennemført på de tre arbejdspladser,« fortæller Gitte Arnbjerg.
Forskningsmæssige beviser
Forskningsprojektet har også undersøgt, hvordan medarbejdere med forskellige opgavetyper oplever støj og forstyrrelse i storrummet. De overordnede resultater er følgende:
Medarbejdere der oplever højt koncentrationsbehov og ikke har et højt behov for at dele viden, oplever sig mest forstyrret i storrummet.
Medarbejdere der oplever mindst koncentrationsbehov og mest behov for videndeling, oplever sig mindst forstyrret.
»Resultaterne er ikke overraskende, men nu er der videnskabeligt belæg for det, vi tidligere kun har antaget,« siger Pia Dreyer.