Forside » Trivsel » Atmosfære » Historier » Atmosfæren styrer hvad der skal ske

Atmosfæren styrer hvad der skal ske

I begyndelsen var det kun Henriette Rasmussen, som copilot og hendes chef Per Kragsø som mødeleder, der var bevidst om atmosfæren på afdelingsmøderne hos SKAT i Struer. I dag forventer de fleste mødedeltagere, at møderne er planlagt med variation undervejs.

Planlægger med fokus på atmosfære

Allerede i planlægningen af møderne forsøger copilot Henriette Rasmussen og mødeleder Per Kragsø at forudse, hvordan de kan holde energien oppe på det forestående møde.

Hvordan kan mødeformen varieres undervej, hvilke emner vil give anledning til debat eller lignende, hvornår er der behov for pauser eller en kort drøftelse i mindre grupper?

”Ofte vil det være en god ide med en kort ”tænkepause” før det sidste punkt med eventuelt. Mødedeltagerne skal lige have ro til at tænke igennem, om mødet har givet anledning til spørgsmål eller lignende”, forklarer Henriette Rasmussen.

I andre situationer er det den konkrete stemning eller atmosfære i mødelokalet der afgør, hvornår det vil være godt med et break.

”På møder der varer mere end tre kvarter, vil der som regel være brug for at strække ben eller kort at vende noget i mindre grupper”.

Flere har fokus på atmosfæren

Henriette Rasmussen arbejder i en helt nyoprettet afdeling hos SKAT. Derfor har hendes afdeling ikke været belastet af at have en masse ”plejer” at skulle slås med ift mødeformen.

”Vi har fra starten forsøgt at tilrettelægge møderne sådan, at der er variation undervejs, pauser eller mulighed for timeout”.

I begyndelsen var det mest hende, der gjorde opmærksom på, at det nok var tid til en pause eller en timeout, men i dag regner de fleste det som helt naturligt, at møderne bliver afbrudt undervejs for at få tanket ”ny energi” op.

Brug for at slippe rollen

Henriette Rasmussen har vænnet sig til rollen som copilot og oplever ikke, at den giver problemer. Hverken i forhold til hendes egen deltagelse i møderne eller i forhold til hendes relation til kollegerne.

”Men det sker selvfølgelig engang imellem, at jeg bliver meget engageret i en diskussion og her er mere optaget af debatten end at fornemme den generelle atmosfære i lokalet. Men i disse situationer er mødelederen klar i min rolle som atmosfærens advokat. Han vil typisk have overskud til rollen, fordi han ikke selv er ”på” her”, fortæller Henriette Rasmussen.

”Rolleskiftet” mellem mødeleder og copilot er ikke noget som behøver at blive aftalt.

”Det sker bare helt naturligt – lige som jeg tager rollen tilbage, når jeg er færdig med at deltage i debatten”.

Boks:

Gode råd om, hvordan copilot og mødeleder kan samarbejde om atmosfæren før og under møder:

• Udarbejd dagsordenen i fællesskab
• Drøft hvordan fleste mulige deltagere kan få indlæg/punkter med på dagsordenen, så det ikke kun er lederen der snakker
• Drøft om alle punkter er kommet med på dagsorden
• Drøft om der er punkter med, der er overflødige
• Drøft om der er punkter, der måske skal undersøges yderligere inden mødet
• Copiloten skal tage medansvar for, at drøftelserne under mødet er vedkommende for flest mulige mødedeltagere

Senest revideret den 10. maj 2012
Ansvarlig for siden: Mads Kristoffer Lund