Forside » Trivsel » Atmosfære » Historier » Copilot er atmosfærens advokat

Copilot er atmosfærens advokat

Copiloten er atmosfærens advokat. Det betyder, at copilotens opgave er at registrere hvad der sker i atmosfæren under mødet. Han eller hun kan bede om ordet og f.eks. påpege at nu er energien faldet. Hvad der efterfølgende skal ske, er op til mødelederen. Copiloten er neutral, men samarbejder hele tiden tæt sammen med mødelederen. Begge er atmosfæreagenter.

Observerer, men fortolker ikke

Copilotens primære funktion er at fornemme atmosfæren under mødet. Hvis det går den forkerte vej, kan han vælge at agere, men det er vigtigt, at han ikke påtager sig rollen, som den der fortolker, hvorfor energien er ved at slippe op eller koncentrationen smuldre.

”Helt kort kan man sige, at copiloten i samarbejde med mødelederen har ansvaret for at registrere signaler, nærvær, energi og atmosfære i gruppen som helhed – og har ligeledes ansvaret for at bryde ind, når energien og nærværet er på nedadgående eller der er signalforvirring”

”For eksempel ved at sige til mødelederen: ”Jeg har lagt mærke til at… - skal vi eventuelt prøve at undersøge, hvad det er”, forklarer Claus Balle, der er projektleder og kursusleder for atmosfære-projektet.

Den gode copilot gør sig umage for at være neutral og fortæller kun om, hvad han/hun ser og fornemmer. På den måde bevarer han/hun troværdigheden i forhold til deltagerne, men det er alligevel vigtigt at være opmærksom på ikke at blive mødelederens forlængede arm.

De tre funktioner

Copiloten og mødelederen har tre vigtige funktioner med at planlægge møderne, afvikle dem, og evaluere dem.

Forberedelsen af mødet bør ske i god tid før selve mødet, og her kan mødeleder og copilot for eksempel drøfte hvad meningen med de forskellige punkter er, om punktet egner sig til at blive behandlet på et møde?, sørge for at dagsordenen ikke bliver længere end der er energi til, hvor lang tid der skal afsættes til de enkelte punkter og ikke mindst, hvordan formen skal være. F.eks. er der behov for at summe i mindre grupper eller skal nogen have lov at indlede et bestemt punkt?

”Det vil også være en god ide at drøfte, om der er behov for at lave et break under mødet, hvor deltagerne laver en mental pause. Eller måske at lave et wakeup call ved at bytte stole, stå op. Det afgørende er dog, at formen passer til det der skal opnås under de enkelte punkter og at der sker en variation. Man skal bryde vanen for at skabe opmærksomhed og nærvær …”, forklarer Claus Balle.

Ingen hemmelig kodesprog

”Hvis copiloten under mødet vil fortælle mødelederen om hans iagttagelser, vil det foregå i fuld åbenhed. Der findes ingen hemmelige kodesprog, som mødeleder og copilot bruger til at kommunikere med hinanden – alt er åbent”, forklarer Claus Balle.

Copilot beder simpelthen om at få ordet og herefter kan der ske følgende: Mødeleder og copilot snakker om, hvad de oplever ift. atmosfæren og diskuterer, hvad der eventuelt kan gøres. I alt imens de øvrige deltagere lytter - uden mulighed for at blande sig.

Herefter kan mødeleder for eksempel vælge, om der skal være en timeout eller han kan spørge mødedeltagerne, om de oplever det samme som copiloten.

Der kan også ske det, at mødeleder vælger at parkere det spørgsmål copilot rejser til et andet tidspunkt, og går videre med dagsordenen

I talesætter mødets problem

Det kan for nogle virke som mærkeligt eller provokerende, at copilot og mødeleder begynder at drøfte hen over hovederne på dem om den manglende energi eller den voksende uro.

”Men det de gør, er jo blot at de i talesætter det, som allerede er indtruffet. De sætter ord på det, som de fornemmer – for eksempel ved at sige, at ”energien er faldet, kan vi tage en runde om, hvor folk er henne ””, forklarer Claus Balle.

”Hvis problemerne ikke bliver i talesat, så vil mødet fortsætte og måske ende med at blive et rigtig dårligt møde – for alle parter,” pointerer Claus Balle.

Profil af en copilot:

Copilotens opgave er at:

• planlægge møder sammen med mødelederen – både form og indhold
• være opmærksom på atmosfæren, både på møder og i hverdagen
• registrere signaler, nærvær, energi og atmosfære i gruppen som helhed –
• bryde ind, når energien og nærværet er på nedadgående eller der er signalforvirring.
• vurdere og evt. foreslå ”timeout” i møder, når der er atmosfæreskift
• starte atmosfærerunde og fortælle hvordan han/hun oplever atmosfæren lige nu og
• spørge til, hvordan resten af gruppen oplever det.
• evaluere og følge op på møderne sammen med mødelederen

Copilotens kompetencer:

• er udpræget rollebevidst
• har selvindsigt
• nyder tillid
• har mod – civil courage
• har positiv gennemslagskraft
• har en anerkendende tilgang til andre
• har sans for egne fornemmelser
• er opmærksom på andre
• er undrende og nysgerrig

Copiloten udvælges ud fra disse kompetencer samt i forhold til, om der er en god kemi mellem copilot og mødeleder. Rollen som copilotrollen kan eventuelt gå på skift mellem nogle udvalgte medarbejdere, men det er vigtigt at alle copilots har de fornødne kompetencer og en vilje til at optræde copilots. Hensigten er at alle ansatte med tiden tilegner sig opmærksomhed på atmosfæren og kan agere hensigtsmæssigt på den.

Læs mere om nærvær og intuition:

- ”Lev i nuets kraft”, 2006, af Eckhart Tolle

- ”Nærvær”, 2004, af Ernest Holm Svendsen

Læs mere om facilitering af møder:

- ”Bedre møder gennem facilitering” af lektor Ib Ravn, Learning Lab Denmark, DPU

- ”Brug møder til videndeling” af Ib Ravn, Ph.D., Learning Lab Denmark, DPU

Senest revideret den 10. maj 2012
Ansvarlig for siden: Mads Kristoffer Lund