Forside » Trivsel » Atmosfære » Historier » Bedre energi på møderne

Bedre energi på møderne

Skattecenter Struer arbejder med atmosfære på alle interne møder i seks afdelinger. Det har skabt en langt bedre energi under møderne – lederne er blevet bedre til at opfange det ”usagte” og vælger også jævnligt at tage en ”time out” under møderne .

Af journalist Claus Leick, Periskop

En behandling af budgettet til næste års personaleudgifter var på vej til at skabe en negativ stemning på et samarbejdsudvalgsmøde hos SKAT i Struer. Egentlig var punktet kun til orientering og de fremlagte oplysninger var mere af regnskabsteknisk karakter, end der var tale om forslag til reelle ændringer.

Men mødelederen fornemmede hurtigt, at emnet krævede mere tid og fokus end planlagt.

”Derfor tog mødelederen en hurtig beslutning om at holde en time out på mødet. Formålet var primært at givemødedeltagerne et ”frikvarter”, hvor det var legalt at tale sammen om det usagte. De fik mulighed for at spare sammen to og to om det konkrete emne, og især om, hvad de følte var en skjult dagsorden med punktet”, forklarer fagchef Hans Kurt Larsen fra SKAT i Struer.

Efter ”time outen” var mødedeltagerne klar til en ny start, mistanken om en skjult dagsorden bortvejret og debatten igen sporet ind på det reelle indhold.

Han nævner episoden som et eksempel på, hvordan mødelederne og ”co-pilots” konkret forsøger at fornemme atmosfæren på møderne og efterfølgende handle herefter.

”Hvis ikke der var blevet lavet en time out, ville den dårlige energi have præget resten af mødet og deltagerne vil måske efterfølgende have set skævt til hinanden. Nu fik vi det konkret problem løst og fik ”renset luften” før mødets øvrige punkter skulle diskuteres”, forklarer Hans Kurt Larsen.

Fra teori til praksis

Episoden er et konkret eksempel på, hvordan i alt seks afdelinger hos skattecenter Struer arbejder med atmosfære i dagligdagen. Tidligere var det kun i forbindelse med møder i ledergruppen, at der blev sat fokus på atmosfæren. Nu sker det på alle fællesmøder og møder i de seks afdelinger.

Skattecentret er en af de tre arbejdspladser, der er i gang med at uddanne ”atmosfære-agenter” som et led atmosfære-projektet.

”På vores møder deltager både en mødeleder og en co-pilot, som er i gang med at uddanne sig til atmosfæreagent. På møderne afprøver de i praksis det, de lærer under uddannelsen”, forklarer Hans Kurt Larsen.

”Noget fungerer rigtig godt, andre værktøjer er måske knapt så gode. Vi prøver os frem”.

Hvordan har I det?

Hos skattecenter Struer er det ikke ualmindeligt, at et møde mandag morgen bliver indledt med: ”Hvordan har I det?” med en efterfølgende mulighed for kort at fortælle om, hvilke tanker hovedet er fyldt efter weekenden.

”Det er rart at vide for de øvrige mødedeltagere, hvis man for eksempel er lidt fraværende pga noget som man har oplevet i weekenden og som fylder meget. Vi går ikke i dybden med at diskutere konkrete problemer, men det skaber gensidig forståelse for hinanden og det er godt for det efterfølgende møde”, forklarer Hans Kurt Larsen.

”Vi arbejder også bevidst med at holde flere og situationsbestemte pauser under møderne”, forklarer Hans Kurt Larsen. Han oplever samlet, at der er kommet mere og bedre energi på møderne.

”Det er i høj grad en del af formålet med atmosfæreindsatsen. I sidste ende skulle det hele jo gerne ende med, at vi afholder endnu mere effektive møder, der resulterer i endnu bedre beslutninger”.

Senest revideret den 10. maj 2012
Ansvarlig for siden: Mads Kristoffer Lund