Overordnet er der fire begrebspar, som hver især beskriver yderlighederne i den måde, man oplever sin tid på arbejdspladsen:
Langsom tid (tid til fordybelse og koncentration) versus
Hurtig tid (når opgaver afvikles i et højt tempo og ofte her og nu)
For meget hurtig tid er psykisk belastende. Især hvis der er opgaver, der kræver tid til fordybelse, og som bliver udsat gang på gang. Hurtig tid skyldes ofte høj intensitet, mange opgaver og mange forandringer. Det er optimalt, hvis arbejdet rummer både langsom og hurtig tid.
Synkronisering (koordineret samarbejde) versus
Desynkronisering (mangelfuldt samarbejde)
Desynkronisering er frustrerende. Folk arbejder alene uden at koordinere med kollegerne, og opgaverne er ikke ordentligt planlagt. Man ”spænder ben” for hinanden og de fælles mål. Det er ineffektivt og opstår tit på grund af tidspres og mangelfuld kommunikation.
God planlægning og koordinering med kollegerne kan gøre arbejdet synkront.
Flow (flydende arbejdsgange) versus
Fragmentation (afbrydelser, forstyrrelser)
Når der er flow i arbejdet, kan man arbejde med en ting ad gangen. Det kan både forekomme i hurtig og langsom tid. Forstyrrelser fragmenterer tiden – man bliver afbrudt. Det er ineffektivt og frustrerende.
E-mails, telefoner, IT-problemer, støj og kolleger er typiske forstyrrelser, der kan afbryde det arbejde, man er i gang med. Nogle forstyrrelser er nødvendige eller uundgåelige, men andre kan afværges ved at skabe rytme og vaner i arbejdet – for eksempel kun tjekke mail, når man skal holde pause.
Produktiv tid (tid til det vigtige) versus
Uproduktiv tid (tiden bruges på opgaver og forstyrrelser, der ikke er vigtige)
Der er ifølge forskerne en klar sammenhæng mellem de tre første begrebs-par og oplevelsen af at være produktiv. Hvis der er flow i arbejdet, hvis der er en god balance mellem hurtig og langsom tid, og hvis det fungerer synkront med kollegerne, så opleves tiden som produktiv.
Arbejdsstedets indretning og organisering, og eksterne faktorer kan også have indflydelse på, om arbejdet er produktivt.
Andre begreber og deres betydning
Dertil kommer begreber som accelereret og decelereret tid, hvor arbejdshastigheden stiger eller falder uønsket. Man er måske tidspresset i en periode og arbejder meget hurtigt. Det kan blive afløst af stress og nedsat hastighed eller sygemelding og dermed faldende produktivitet.
Pauser kan være andet end pauser fra arbejdet. Det kan også være en periode med lette opgaver, der er præget af rutine.