"Brown Paper modellen var meget involverende. Hele institutionen var med. Vi brugte den til at kortlægge en pædagogisk praksis, og det blev en meget praktisk og anderledes måde at gøre det på med en utrolig positiv effekt."
Daginstitutionsleder, Flemming Nielsen, Mågodtland
Brown Paper-metoden kan bruges til at afdække arbejdsgange som f.eks.:
- at modtage et nyt barn i institutionen eller
- at udsende epikriser inden for tidsfristen på et hospital.
Workshopforløb
Brown Paper-modellen foregår som et workshopforløb. Vælg en arbejdsgang, I vil sætte fokus på. Til workshoppen skal I bruge:
- Brunt papir i en rulle (deraf navnet!)
- "Post-it"-sedler i 3 forskellige farver - gerne gul, grøn og hvid
- Filt-penne til at tegne linjer på det brune papir og til at skrive på sedlerne
- Tape til at hænge en lang bane brunt papir op på væggen
Trin 1: Forberedelse
Sæt en lang (tre til fem meter) bane brunt papir på en væg. Identificer, hvem der er involveret i processen, og skriv dem op på venstre side af papiret. Tegn vandrette linjer mellem de involverede, individer, grupper og/eller afdelinger.
Trin 2: Kortlægning
Deltagerne samles foran det brune papir og begynder at definere aktiviteter i processen.
I forbindelse med kortlægningen kan I arbejde med følgende symboler:
Aktivitet - brug en gul "post-it" seddel og skriv aktiviteten på sedlen
Beslutning - brug en grøn "post-it" seddel og sæt den på skrå - lige som korttegnet "ruder"
Forbedringsmulighed - brug en hvid "post-it" seddel - klip den evt. ud som en "sky".
Skriv aktiviteter og beslutningspunkter på "post-its" og sæt dem på tegningen i kronologisk rækkefølge. For hver aktivitet skal I som minimum diskutere og dokumentere processens input, indhold/delaktiviteter og resultat (output).
Trin 3: Validering
Saml deltagerne foran det brune papir og gennemgå i fællesskab den samlede proces. Er alle enige om, at det er sådan, det foregår?
Trin 4: Forbedringsforslag
Her gælder det om at komme med forbedringsforslag til de enkelte aktiviteter. Identificer i fællesskab mulige forbedringsforslag og tegn dem på diagrammet (f.eks. som skyer).
Trin 5: Rentegning
Rentegn diagrammet. Det er jeres dokumentation og afsæt til at forbedre processen.
Fordele ved Brown Paper:
Simpel at anvende – skaber stor værdi
Papiret kan tages med hjem
Papiret kan fotograferes
God involvering af medarbejdere
Provokerer til forbedringsforslag