I bestemmer i princippet selv, hvordan I vil gribe APV-arbejdet an. Det vil sige, at I kan vælge den metode, som passer bedst til netop jeres arbejdsplads. Der er dog en nogle formelle krav til APV'en. Bemærk også, at de fleste kommuner, regioner og statslige styrelser har fastlagt rammer og metoder til APV-arbejdet, som I bør sætte jer ind i, inden I går i gang.
Arbejdsmiljøgruppens rolle
Når det forebyggende arbejdsmiljøarbejde fungerer bedst, er APV’en startskuddet til et energifyldt samarbejde.
Arbejdsmiljøgruppen driver de prioriterede indsatser frem og har en god føling med, hvad der sker på arbejdspladsen. Gruppen opfanger tidligt signaler om fysiske og psykiske belastninger, uanset hvor de optræder i organisationen. Og arbejdsmiljøgruppen griber problemerne i opløbet og sætter effektivt ind.
Første skridt: Hvor vil i fokusere?
Hvis der tidligere er lavet en APV på arbejdspladsen, skal I starte her: Hvilke problemer blev identificeret? Er handlingsplanen fulgt? Er problemerne løst? Hvis I har gennemført trivselsmålinger, bør I også se på dem. Hvad siger de om det psykiske arbejdsmiljø?
Brug også jeres generelle viden om arbejdspladsen til at identificere de områder, I særligt vil fokusere på denne gang. Det kan være 'hængepartier' fra den tidligere APV, eller områder, som ikke tidligere er blevet belyst. I kan også have akutte problemstillinger på arbejdspladsen, som skal tages fat på – fx nye arbejdsprocesser, ny teknologi eller ibrugtagning af nye lokaler.
Andet skridt: Forberedelse og planlægning
Før I går i gang med det egentlig APV-arbejde, bør I overveje følgende spørgsmål:
- Hvilke forventninger har I til APV'en og hvilke resultater ønsker I?
- Hvordan kan I sikre tid og ressourcer til at gennemføre og følge op på APV ́en?
- Hvordan inddrager I medarbejdere og ledere?
- Hvordan skaber I fælles forståelse af opgaven?
- Hvordan fordeler I opgaver, roller og ansvar?
- Hvilken proces og metode ønsker I (dialogbaseret, spørgeskema mv.)?
- Hvordan vil I sikre information og formidling til hele arbejdspladsen?
Tredje skridt: Valg af metode
APV kan som nævnt laves på mange måder og med mange metoder. Fra den store, omfattende analyse af alle aspekter af arbejdsmiljøet på hele arbejdspladsen til den hurtige kortlægning af et konkret problem på et afgrænset område. Skriftligt eller i dialogform. Af jer selv eller med hjælp fra en konsulent udefra.
Det er dog et krav, at APV'en skal være skriftlig, og at den er tilgængelig for alle medarbejdere. Hvis I fx laver en APV efter dialogmetoden, skal den dokumenteres med fx referater og handlingsplaner.
Fjerde skridt: Selve processen
Fase 1: Kortlægning af arbejdsmiljøet. I kan fokusere på det samlede fysiske og psykiske arbejdsmiljø, eller I kan fokusere på et afgrænset emne. Det kan fx være ergonomi, oplevelse af stress, konflikter og vold, støj og indeklima, eller hvad I nu oplever som en mulig udfordring på arbejdspladsen. Kortlægningen kan fx ske via et spørgeskema til medarbejderne, på et dialogmøde med ledelse og medarbejdere eller ved at arbejdsmiljøgruppen gennemgår arbejdspladsen og taler med kollegerne undervejs.
Fase 2: Se på sygefraværet. Er der forhold i arbejdsmiljøet, der har betydning for sygefraværet? I skal ikke tage stilling til selve sygefraværet, men arbejdsmiljøets indvirkning på sygefraværet. Det kan fx være manglende indflydelse og udfordringer, arbejdspres, dårlige arbejdsstillinger eller arbejdsulykker.
Fase 3: Beskrivelse og vurdering. Beskriv de arbejdsmiljøproblemer, I har konstateret, og vurderer, hvor store og alvorlige de er. I skal også beskrive, hvordan I vil løse problemerne. Når I beskriver løsningerne, skal I være opmærksomme på,
- om løsningerne bliver rettet mod kilden til problemet,
- om problemet helt kan forhindres,
- om det, der er farligt, kan udskiftes med noget, der er ufarligt eller mindre farligt,
- om medarbejderne bliver uddannet og instrueret, som de skal.
Fase 4: Prioritering og handlingsplan. Læg en plan for, hvordan I vil løse de arbejdsmiljøproblemer, som ikke kan løses med det samme: Hvad er vigtigst? Hvad kan måske vente lidt? Hvordan vil vi løse problemerne? Hvem har ansvaret for at gøre det? Hvornår vil vi være i mål? Det er en god ide at inddrage medarbejderne aktivt i denne fase. Når planen har en stærk forankring på arbejdspladsen, bliver den lettere at implementere.
Fase 5: Opfølgning på handlingsplanen. Beslut, hvornår I skal følge op på handlingsplanen og vurdere, om målene er nået. Er problemerne løst? Hvis ikke, hvad gør vi så? Hvad har vi lært undervejs? Hvornår skal vi starte forfra med en ny APV-proces?
Inddragelse og information
Det er et krav, at medarbejderne inddrages i udarbejdelsen af APV'en og i gennemførelsen af handlingsplanen. Det er også sund fornuft: Uden medarbejdernes aktive opbakning og ejerskab, er det svært eller umuligt at gennemføre ændringer i fx arbejdskultur og rutiner.
I kan styrke ejerskab og fremdrift på indsatserne ved at bruge jeres handleplan dynamisk. Når I bruger den som fast bestanddel af jeres møder og inddrager medarbejderne i opdateringen, sikrer I, at den er aktuel og relevant for arbejdspladsen.