Da Erhvervs- og Byggestyrelsens 200 ansatte i København flyttede fra cellekontorer til storrumskontorer, flyttede medarbejderne på samme tid fra 14.000 til 10.000 kvadratmeter. Det var først og fremmest gangarealer og arkiverne, der blev sparet på.
Fordi man ville
Inde midt i Erhvervs- og Byggestyrelsens hus er der øer af lukkede printerrum og kopirum, og omkring dem sidder medarbejderne. I nogle områder sidder ca. 15 sammen og i andre op mod 30. Personalechef og formand for sikkerhedsudvalget Anne Merete Kofoed fortæller, at projektet lykkedes, fordi det udsprang af et ønske.
- Vi ville det. Vi ville arbejde 100 procent projektorienteret, og når man gør det, er det enormt vigtigt, at man kan sidde sammen og lige tale hen over bordet om de enkelte sager. Så ved gruppen, hvor den enkelte er i arbejdsfasen.
Støj et problem
Anne Merete Kofoed ved fra medarbejderundersøgelser, at de ansatte kan lide storrummene og de fysiske rammer. Men der kommer altid et ”men” i den forbindelse.
- Og det ”men” går på støj. Der er støj, når folk for eksempel taler i telefon, og det er generende, når en kollega skal læse noget tungt stof, siger Anne Merete Kofoed.
Selvom der er afsat fire små rum, som den enkelte medarbejder kan benytte til enerum, og selvom der er mødelokaler, man kan bruge, når de er ledige, så er det ikke nok, ifølge Anne Merete Kofoed.
Telefoner skal tages
Derfor har det været nødvendigt at lave specielle retningslinjer for kulturen i storrummet, som af og til bliver holdt frem i lyset og frisket op. - For eksempel er det vigtigt, at telefoner ikke får lov til at ringe for længe. Hvis de ansatte nede i økonomiafdelingen i den anden ende af lokalet er væk, så tager vi deres telefoner, for det er vigtigt, forklarer Anne Merete Kofoed. Vi har overvejet bærbare telefoner, men har ikke indført det, for det vil bare medføre, at folk render op og ned ad gangene og snakker, og det vil genere endnu mere.
En anden regel er, at mobiltelefoner skal stå på lydløs. Det er ret irriterende, når en mobiltelefon brager løs med temaet fra en Bond-film.
Gamle papirer smides ud
Fordi man i Erhvervs- og Byggestyrelsen netop har sparet på skabs- og hyldeplads, skal der ind imellem ryddes op i papirerne. Det betyder, at arbejdspladsen har en årlig oprydningsdag, hvor medarbejderne skal smide deres gamle papirer i containere. Ifølge afdelingsleder Henrik Dalgas skulle medarbejderne vænne sig til færre hylder.
- Når man har enkeltrumskontorer, har man tendens til at magasinere flere års papirer. Man bygger op over en årrække, og arkiverne bliver større og større. I storrumskontoret får man meget færre hyldemeter, og i begyndelsen er det lidt af et chok for nogen. Men man får udryddet unødvendige papirer.
Det er godt for indeklimaet, som også en garderobe, der kan rumme våde vinterstøvler og –jakker er det.
Overtager hinandens opgaver
Ifølge Henrik Dalgas er der god økonomi i storrumskontorer. Man sparer kvadratmeter, medarbejderne kan flytte rundt og bruge en hvilken som helst computer, og arbejdspladsen bliver mindre sårbar overfor fravær.
- Når ens almenviden bliver bred på grund af videndeling, får man mulighed for at kunne svare på forespørgsler, som måske ikke lige har med ens eget at gøre. Man bliver mere kompleks i sit arbejdsfelt, og der kommer færre barrierer mellem de forskellige faggrupper, siger Henrik Dalgas.
Da man tidligere kom tilbage fra en ferie, lå ”stakken” af sager der, som man havde efterladt den. Det gør den ikke mere, for det er blevet naturligt for medarbejdere at overtage hinandens opgaver. Og støjen – den vænner man sig til i løbet af forholdsvis kort tid, siger Henrik Dalgas.