NNE Pharmaplan: Undgå spøgelser
- Vi har ingen regler, som man kan slå op. Da vi skulle flytte i nye kontorer blev vi enige om, at det vil være at se spøgelser, hvis vi lavede regler på forhånd, fortæller arkitekt Nokke Klenow. Derfor brugte medarbejderne tiden på at tale om livet i de nye omgivelser og ikke om de problemer, som måske ville opstå.
NNE Pharmaplan, som er et konsulentfirma inden for medicinal- og biotek-branchen, flyttede 7-800 mennesker fra meget gamle bygninger med en blanding af gammeldags storrum og andre i kontorer ind i bygning med åbne kontorer.- Vi er ikke imod regler, så hvis det skulle vise sig nødvendigt, så vil vi overveje det. Men som udgangspunkt er det vigtigt, at vi er åbne og siger til hinanden, hvis der er noget, som forstyrrer og generer.
SEB Pension: Ikke den store videnskab
- Vores adfærdsregler er ikke den store videnskab. Lige nu er de uformelle og kan variere fra afdeling til afdeling, fortæller afdelingschef Susanne Jensen fra SEB Pensions betalingsserviceafdeling.
SEB Pension er ved at bygge nyt domicil, og har i den forbindelse nedsat en arbejdsgruppe, der skal barsle med formelle adfærdsregler for hele selskabet.
De uformelle regler i afdelingen for betalingsservice går i korthed ud på følgende, fortæller afdelingschef Susanne Jensen fra SEB Pension:
Telefoner må højst ringe 3 gange
Det betyder, at man altid tager en telefon, der ringer. Også selvom det er kollegaens, og man sandsynligvis ikke kan besvare evt. spørgsmål.
Det krævede en del holdningsbearbejdelse/opdragelse, for der var naturligvis nogen der forsøgte at "gemme sig", så de kunne undgå at tage telefoner. En telefonstatistik hjalp dog med til at løse problemet, da det så kunne bevises om man havde været kollegial eller ej.
Man råber ikke på tværs af afdelingen
Skal man have fat i en kollega, der ikke sidder tæt på, skal man rejse sig og gå derover. Det er nemmere at gennemføre, fordi det er så synligt/hørligt.
Det har også hjulpet, at vi fik telefoner med en lampe, der lyser, når der blev talt. Det kan være svært at se om en kollega er optaget af telefonsamtale, når han/hun sidder med head-set på hele dagen.
Ingen lange samtaler ved skrivebordet
Møder, diskussioner om arbejdet og privat snak skal foregå udenfor lokalet. Dette kræver adgang til mødefaciliteter eller fællesområder, hvor den sociale snak kan finde sted. Mine medarbejdere sidder i 4-mands grupper og de er faktisk gode til at holde disciplinen. Nogle få "snakkehoveder" vi er blevet nødt til at skille ad, men så lykkedes det.
Løsninger og fravær offentliggøres på morgenmøder
De løsninger eller forandringer, som man er blevet enige om på de uformelle møder, bliver offentliggjort den følgende morgen på morgenmødet eller senest ved det ugentlige afdelingsmøde.
Det betyder, at alle fik samme information og uklarheder kan ordnes med det samme. Samtidig får alle overblik over fravær, så man er klar til at håndtere den fraværendes opgaver om nødvendigt, herunder telefoner.
KMD Ålborg: Folk finder selv ud af det
Hos KMD i Ålborg er der ingen adfærdsregler, som gælder for alle afdelinger. Ifølge projektchef Per Dyrvig Nielsen kan der godt være aftaler decentralt.
Per Dyrvig Nielsen mener, der er uklogt at sætte snævre rammer og regler for hvordan organisationen skal trives, fordi den består af mange forskellige funktioner og forretningsområder og jobs.
- Man kan ikke presse en organisation over i åbne kontorer med succes. Det er et forandringsprojekt, som kræver involvering af medarbejderne, siger han.
KMD i Ålborg har brugt to år på at forberede den forandring. I den proces har ledelsen gjort det tydeligt, hvad meningen med forandringer er, og at huset skal bruges aktivt i forhold til videndeling.
- Ud fra de rammer, finder medarbejderne selv ud af, hvordan de arbejder bedst. Men ledelsen har også støttet den proces bl.a. med 12 kortfilm, som ved at karikere forskellige situationer lagde op til debat og refleksion, fortæller Per Dyrvig Nielsen.
Han har selv arrangeret sig sådan, at han arbejder et par timer hjemme hver dag, og bruger resten af dagen på arbejdspladsen, hvor hovedfokus er på samarbejdet med andre.
- Den adfærd og personlig kompetence, som vi først og fremmest kræver af vores medarbejder er, at de kan indgå i et samspil på kryds og tværs med andre mennesker. Hvis de ikke kan det, bliver de hurtigt sat af, siger Per Dyrvig Nielsen.