Tre guider om åbne kontormiljøer

Tre målrettede guider giver bud på, hvordan man kan tackle problemer i eksisterende åbne kontormiljøer.

Hent dem her

Få indflydelse på de centrale udbud og indkøbsaftaler

Et stor del af de offentlige indkøb sker via de fælles rammeaftaler, som indgås af Staten og Kommunernes Indkøbsservice, SKI og af Regionernes Fælles Indkøb, RFI. Læs her, hvordan I kan medvirke til at få arbejdsmiljøet tænkt ind i aftalerne.

Fælles indkøb i den offentlige sektor

Statens og Kommunernes Indkøbsservice, SKI, er etableret for at professionalisere og effektivisere indkøb i hele den offentlige sektor: Kommunerne, regionerne, statens institutioner og andre offentlige organisationer som fx universiteter og forsyningsselskaber.

SKI står for fælles udbud og indgår flere typer af indkøbsaftaler. Der skelnes mellem tre typer af aftaler:

  • Forpligtende rammeaftaler,  som tidligere udelukkende har omfattet  kommunerne, men som nu åbnes mere og mere op for andre myndigheder. Aftalerne favner bredt - fra kontorartikler, fødevarer til vikarer og it-services. Hvis din arbejdsplads er tilsluttet en forpligtende aftale, skal I købe ind via den.

  • Frivillige rammeaftaler, som kan bruges af alle offentlige institutioner og organisationer, som har abonnement hos SKI. De frivillige aftaler omfatter bl.a. it-konsulenter, kontormøbler og standard software.

  • Aftaler i Statens Indkøbsprogram, hvor SKI har overtaget ansvaret for udbud og drift fra Medarbejder- og Kompetencestyrelsen. Staten kommer dog i vidt omfang med i de forpligtende aftaler.

SKI-aftalerne løber typisk i fire år, så opgaven med at forberede og gennemføre nye udbud er en løbende proces.

Indflydelse på SKI-aftalerne

I forbindelse med både de forpligtende og de frivillige rammeaftaler nedsætter SKI en projekt- eller referencegruppe med repræsentanter for de organisationer, som er omfattet af aftalen.

Grupperne sammensættes bredt af folk, som enten har forstand på indkøb eller på det specifikke område, som aftalen omfatter.

På samme måde er der et tæt samarbejde mellem SKI og de relevante statslige ekspertgrupper omkring de enkelte udbud og indkøbsaftaler.

Arbejdsmiljøorganisationens muligheder

Det er en oplagt opgave for arbejdsmiljøorganisationen at have et løbende overblik over de projekt- eller referencegrupper, som jeres organisation deltager i. Dermed kan I sikre, at jeres repræsentanter på forhånd er klædt godt på til, at arbejdsmiljøet bliver taget med som en parameter i udbuddet.

Arbejdsmiljøorganisationen kan også proaktivt identificere aftaler, som I gerne vil have indflydelse på, og derefter forsøge at få repræsentanter for jeres egen organisation med i projekt- eller referencegruppen.

Indflydelse på regionernes aftaler

De fem regioner har i 2014 etableret Regionernes Fælles Indkøb, RFI, der er en samarbejdsmodel, hvor regionerne udfører udbud og indkøb på vegne af hinanden. Det er således regionernes egne indkøbsafdelinger, som fordeler opgaverne imellem sig og gennemfører koordinerede udbud og indkøbsaftaler.

Hvis I som arbejdsmiljøorganisation ønsker at få indflydelse på kommende udbud og indkøb via RFI, går vejen derfor via jeres egne indkøbsafdelinger. Måske er det en anden region, som har ansvaret for det pågældende udbud, men jeres lokale indkøbere vil kunne bringe synspunkter, ønsker og ideer videre.

  • Eksempel: Dialog i udbudsprocessen. Region Syddanmark har udviklet en model kaldet ’Dialog udbudshjulet’, som bruges ved indkøb af alt fra implantater til skriveborde, PC’er og vaskeriydelser. Mpdellen omfatter bl.a. en tæt dialog med de kommende brugere. Læs mere her.

Senest revideret den 30. april 2020