Af journalist Petra Sjouwerman, Periskop
Tidsspilde, frustration og udmattelse. Alle der har været med til alenlange, ineffektive møder kender disse følelser. Man havde ellers til hensigt at være aktiv og lyttende, men lige pludselig sidder man og skriver en indkøbsliste til Netto.
Ifølge undersøgelser foretaget ved Danmarks Pædagogiske Universitetsskole (DPU) af bl.a. specialkonsulent Nina Tange bliver 21 procent af møderne opfattet som spild af tid.
Men Bo Krüger, ekspert i mødeledelse og forfatter til bestselleren ’Mødeledelse’, mener at dette tal ligger betydeligt højere.
”Når jeg spørger folk rundt omkring i virksomhederne, siger de at 80 procent er et mere realistisk bud. Det er uhyggeligt,” siger Bo Krüger, som er indehaver af MovingMinds, som hjælper virksomheder med at ændre og optimere deres mødekultur.
Mødet skal give lyst til at handle
De to eksperter er enige i, at møder slet ikke behøver at være kedelige og ineffektive.
”Møder har potentialet til at være dagens bedste oplevelse. Forstil dig at du får en invitation for at møde et antal søde og spændende kollegaer. Du får lov at bruge din viden og dine talenter, og derudover kan du få direkte indflydelse på dit arbejdsliv,” siger Bo Krüger.
”Et mødelokale burde være fyldt af så meget energi, at man bliver skudt ud af mødelokalet, når mødet er færdigt. Man skal have lyst til at handle med det samme,” siger han.
Vær forberedt og spar de andres tid
Specialkonsulent Nina Tange fra DPU påpeger at forberedelse af mødets proces er væsentligt.
”Hvis én person bruger lidt tid på at forberede, kan mange mennesker spare meget tid,” siger hun.
Det drejer sig om at skabe møder med værdi og mening. Deltagerne skal føle, at de har opnået noget når de kommer ud af mødelokalet. ”De skal kunne se at de er kommet videre. De skal opleve at mødet har rykket noget – at det ikke bare er spildtid” siger hun.
Samtidig skal mødet give mening for den enkelte deltager. ”Man skal opleve, at det ikke er lige meget om man er til stede i mødet eller ej. Når man er med i mødet, så er det bl.a. for at komme i spil, og bidrage med sin viden, sine kompetencer og ressourcer” siger Nina Tange.
Giv folk mulighed for at tænke før de taler
En nem metode for at sørge at alle kommer i spil er at bruge små hjælpemidler.
”De er nemme at bruge, og kan gøre en stor forskel. Man kan for eksempel bruge gule note-it til at komme med forslag på, inden man begynder at drøfte et emne i plenum. Herved giver man folk lejlighed til først selv at tænke sig om, og derefter drøfte sagen i plenum. Dette sikrer at alle får givet deres indspark, og giver samtidig en mere varieret debat, hvor alle kommer til orde, - uden at det tager længere tid. Det skaber mere energi, når man bruger disse anderledes møde-former – i stedet for altid at have den sædvanlige snak i plenum omkring et bord,” siger hun.
Ud på gulvet og interview hinanden
For at opnå et energifyldt møde har Bo Krüger udviklet teknikker, som bryder envejskommunikation, for eksempel til informationsmøder hvor deltagerne passivt modtager informationer. For at involvere alle deltagere, skal de selv formulere et spørgsmål de brænder for at få afklaret.
”Altså, man vender det om og spørger: Hvad er det, vi gerne vil vide fra dig?” siger han.
En anden måde at skabe et højt energiniveau er at lave grupper på to eller tre personer, som skal gå rundt på gulvet og interviewe hinanden.
”Man kan spørge de andre, om de laver noget i øjeblikket, som har betydning for ens arbejde. Derefter går man tilbage i plenum. Fordelen er at alle er aktive og går efter de informationer, der interesserer dem,” siger Bo Krüger.
Gåtur med fordybelse
Som en anden god metode nævner han ’fordybelsesmøder’, hvor man beder deltagerne om at sidde alene eller gå tur for at tænke over et bestemt emne.
”Vi bliver ofte forstyrret af mails, mobiltelefon og støj i det storrum vi arbejder i, men vi har brug for individuel fordybelse,” siger han.
Arbejde i stilhed på mødet er også en mulighed, for eksempel med en idé-stafet. Her skriver man sin ide på toppen af en A4 ark, som derefter cirkulerer rundt til de andre mødedeltager, der hver især skriver deres input på arken.
”Det er effektivt, fordi alle arbejder samtidigt,” siger Bo Krüger, som er enig med Nina Tange i at afveksling og variation mellem plenum, fællesarbejde og individuelt arbejde, er meget vigtigt.
Brug for flere kanaler
”I vidensamfundet har vi behov for at kommunikere alsidigt og komplekst. Vi skal kunne holde vores møder på mange forskellige måder, afhængigt af hvad vi vil opnå. Kommunikation har udviklet sig, men møder er som forstenede. Når vi møder er vi på samme kanal hele tiden, ligesom i gamle dage, hvor vi kun havde en tv-station. Vi har netop brug for flere kanaler,” siger han.