Halvdelen syntes at møder var spildtid

vestjyskBANK har udviklet sig til at være en moderne og værdiledet virksomhed, mens mødeledelse ikke tilsvarende har udviklet sig. Det viste sig ved, at over halvdelen af medarbejdere ikke mente, at det var vigtigt for dem at deltage i møderne.

 Af journalist Petra Sjouwerman, Periskop

”De fleste medarbejdere kender følelsen af at sidde til et møde, hvor man synes det var mere vigtig at få løst de opgaver, der ligger på skrivebordet i stedet for at deltage i mødet,” siger Michael T. Madsen, HR-direktør i vestjyskBANK. For halvandet år siden viste en undersøgelse, at over halvdelen af mødedeltagerne følte det overflødigt at deltage i møderne. 

”Så det var noget at arbejde med,” siger HR-direktøren.

Derudover oplevede mange medarbejdere frustration over ineffektive møder.

”Vi havde helt klart brug for at blive bedre til at holde effektive møder. Vi er en moderne virksomhed med værdibaseret ledelse, hvor den enkelte medarbejder tager ansvar. Men vores mødeledelse havde ikke udviklet sig tilsvarende,” siger Michael T. Madsen.

Samme pladser

Derfor har banken de sidste atten måneder arbejdet på at ændre mødekulturen i samarbejde med Learning Lab ved Danmarks Pædagogiske Universitetsskole. Hele ledergruppen på cirka 40 personer har deltaget i projektet, som bliver afsluttet i slutningen af 2008 med en sidste måling, evaluering og en slutrapport. 

Det er blandt andet det halvårlige ledermøde, som varer en hel dag, der har ændret karakter. 

”Selvom mødet kun blev afholdt to gange om året indtager mødedeltagerne nøjagtigt de samme pladser og ved siden af den samme kollega som ved sidste møde,” siger Michael T. Madsen. 

Så for at sikre ny dynamik og at deltagerne kommer til at tale med andre, end de plejer, forsøgte man at skabe andre fysiske rammer for mødets afvikling, ligesom der blev skiftet plads i løbet af mødet.

”Det giver en hel anden dynamik og mere energi,” fortæller han.

Værdi og mening

Michael T. Madsen har ligesom sine lederkolleger deltaget i fire workshops og derefter fået individuel coaching af Nina Tange fra Learning Lab. 

”Hele ideen med projektet er at mødedeltagerne skal opleve, at det giver værdi og mening at deltage i mødet. Det betyder blandt andet, at alle skal bidrage til og samtidig tage noget med fra mødet. Når alle på forhånd ved, at de bliver inddraget i løbet af mødet, kommer man altid velforberedt til mødet,” siger han. 

Ikke tidskrævende

I løbet af projektet har ledergruppen trænet nogle nye værktøjer, som for eksempel mødediamanten. 

”Mødediamanten går ud på, at hver enkel mødedeltager skal bidrage med sin mening om et bestemt emne. Herefter samles i fællesskab de gode ideer op, de drøftes og der tages en beslutning. Med denne model sikres at alle bliver hørt,” siger Michael T. Madsen. 

Han understreger, at fremgangsmåden ikke behøver at være tidskrævende, når bare mødet bliver styret stramt. 

”Fordelen er, at det ikke kun er nogle enkelte personer der bidrager, ligesom det sikres at de mere forsigtige er med til at finde en løsning,” siger han.

Tankpasser-modellen

Et andet redskab er læringstrekanten, som kan anvendes til informationsmøder. Netop disse møder holdes relativt ofte i banken, eksempelvis ved introduktionen af et nyt produkt. 

”Før i tiden brugte vi tankpassermodellen. Det var typisk et foredrag på 30 minutter, der ofte var envejskommunikation, hvor man ligesom en tankpasser bare hælder brændstof på bilen,” siger HR-direktøren. 

I stedet benyttes læringstrekanten, der i løbet af indlægget handler om at afsætte tid til pauser, refleksion og fortolkning. 

”Vi taler om emnet, stopper op, tager en pause på to minutter for at lade medarbejderne tænke over, hvad de kan bruge det til. Derefter taler vi om det sammen, så de kan sætte deres egne ord på den nye viden. Den aktive fortolkning gør, at de forstår det bedre,” siger Michael T. Madsen.

Ændring tager tid

Selvom Learning Labs slutrapport fra projektet ikke er færdig endnu, og Michael T. Madsen ikke med sikkerhed kan sige, hvor meget mødekulturen har flyttet sig, er han sikker på, at møderne generelt er blevet mere effektive. 

”Vores møder har fået en anden mødestruktur, og vi er blevet bedre til at holde fast i den nye mødekultur,” siger HR-direktøren, som dog antyder, at det ikke gælder alle bankens enheder der er nået lige langt med forandringen af mødekulturen. 

”Flere af vores forretningsenheder er kommet langt. De har en ny og anderledes fast struktur til møderne. Mens andre ikke helt er kommet så langt. De anvender stadig det trygge, som kendes fra tidligere. 

Vi skal derfor skubbe til hinanden og gøre opmærksom på, at vi skal være bedre til at hvert eneste møde skal give mødedeltagerne både værdi og mening. Men vi er vanemennesker og vaner er svære at ændre. Det tager tid og kræver meget energi,” siger Michael T. Madsen.


Senest revideret den 24. april 2020