Sådan gør I
Fremgangsmåden for prioriteringsøvelsen er:
Trin 1: Identificer de igangværende projekter og opgaver, der skal prioriteres imellem
Trin 2: Invitér nøglepersoner til et prioriteringsmøde. Øvelsen kan gennemføres alene, men det er bedre at involvere relevante nøglepersoner, da der herved træffes bedre beslutninger og skabes commitment til prioriteringerne. Se også redskab 12 Konsultativ beslutningsproces.
Trin 3: Tegn prioriteringsmatrix på en flipover med effekt/værditilførsel på den ene akse og ressourceindsats (personer, tid og penge) på den anden akse.
Trin 4: Diskutér hvert projekt i forhold til, hvilken ressourceindsats projektet kræver, samt hvilken værditilførsel, projektet forventes at medføre for organisationen. Det er ofte en fordel, hvis I kan kvantificere (sætte tal på) ressourcer og resultat. Men husk, at denne indsats skal stå mål med resultatet.
Trin 5: Skriv projektets navn på en post-it-seddel, og placer den i prioriteringsmatricen.
Trin 6: Vurder projekterne og prioriter dem. Vælg, hvilke projekter der skal igangsættes nu, hvilke projekter der måske skal med i anden bølge, og hvilke projekter der med fordel kan nedprioriteres/udskydes/nedlægges. De projekter, som tilfører høj værdi, og som kræver lille ressourceindsats, skal igangsættes hurtigst muligt. Projekter, som kræver høj ressourceindsats, og som ikke tilfører stor værdi til organisationen, skal ikke gennemføres. Resten skal tages op til en ekstra vurdering og holdes op mod, hvilke aktiviteter der i øvrigt er i gang i organisationen.
Retur til De 16 redskaber