Virtuelle møder

Du får her nogle tips til, hvad du skal være særlig opmærksom på, når du afholder et planlagt virtuelt møde, da det er en mødeform, som fortsat er ny for flere og kræver tilvænning. Modsat et fysisk møde, så er det virtuelle møde udfordret af, at du ikke kan se, hvad der foregår i mødelokalet. Derfor er det også vigtigere at have spilleregler og rollefordelinger på plads.

De følgende guidelines og tips er udformet af Christina Skovby, Udvikling, SKAT, og inspireret af bogen: Succes med virtuelle møder af Michael Rønde Thomsen & Claus Fredslund Andersen.

 

Overvej rollefordeling:

Det er en god idé at overveje om der bør uddeles nogle roller på mødet, da et virtuelt møde ofte har en mere effektiv og hurtig karakter, og formen i sig selv stiller større krav til en resultatorienteret adfærd hos samtlige mødedeltagere.

 

10 tips til afholdelse af virtuelle møder

  1. Bliv fortrolig med teknikken: Det er en god investering at blive fortrolig med teknikken, før du skal i gang. Hvis du ikke har prøvet det før, så øv dig med en kollega.
  2. Mødestart: Det er en god kutyme at koble sig på mødet i god tid, så du er sikker på at teknikken fungerer. Det er også et godt udgangspunkt for mødet, hvis det starter til tiden, da ”virtuel ventetid” giver et dårligt signal til de øvrige deltagere.
  3. Dit virtuelle mødelokale: Overvej også, hvordan du kan minimere støj og forstyrrelser. Fortæl dine nærmeste omgivelser, at du skal have et virtuelt møde og skriv evt. et ”kan ikke forstyrres” skilt på dit bord. Du skal naturligvis også selv være opmærksom på ikke at tale højere end nødvendigt under mødet, så dine kolleger kan løse deres opgaver. Ved et længere møde hvor du på forhånd ved, at du skal tale en del, så er det en god idé at finde et mindre mødelokale, så dine nærmeste kolleger ikke forstyrres unødigt.
  4. Dagsordenen – brug tid på at udforme den.Det er fornuftigt at gøre dagsordenen præcis, estimerer tid for de enkelte punkter og sikrer dig, hvem der er ansvarlig for punkterne. Følg dagsordenen under mødet, da der hurtigt bliver en risiko for forvirring, hvis der spring- es rundt i dagsordenen, når deltagerne ikke sidder sammen fysisk og ikke har samme muligheder for at følge mimik, stemninger og kropssprog.
  5. Forsinkelser pga. teknik: Under mødet skal du tænke på, at der kan forekomme forsinkel- ser, når du viser en præsentation, da skærm størrelser, båndbredde og andet teknik kan være forskellige. Hvis du er indlægsholder og viser en præsentation, så tæl til 3 inden du begynder at tale om præsentationen, så du sikrer dig at alle ser det samme skærmbillede.
  6. Chatten som ordstyrer: Vil du som deltager gerne byde ind, så brug chatten til at bede om ordet – og respektér, at det er mødelederen, der giver ordet. Afbrydelser kan nemt forvirre de øvrige deltagere. Hvis der ikke er webcam på mødet, men alene lyd, så start med at sige dit navn, så de øvrige deltagere ikke er i tvivl om, hvem der taler.
  7. Opsummere undervejs i mødet: Erfaringen fra virtuelle møder er, at det er nødvendigt at følge strukturen på dagsordenen og sørge for at opsummere efter hvert punkt. Det er mere legitimt at gentage for at sikre, at alle har fået samme opfattelse.
  8. Undgå multitasking: Det er også god møde- skik ikke at multitaske under mødet. Det kan virke forstyrrende, hvis de øvrige deltagere kan høre et tastatur eller se på skærmbilledet, at du er fraværende. Når kropssproget natur- ligt er nedtonet på et virtuelt møde, så for- stærkes lyd og billeder i stedet. Nogen vælger helt at slå deres lyd fra på headsettet (mute lyden), når de ikke har ordet for at undgå at forstyrre.
  9. Evaluering og læring: Efter den officielle del af mødet er afsluttet, så brug gerne to minut- ter på at evaluere mødet og snak om, hvordan rammerne om det virtuelle møde fungerede, og hvordan I kan justere formen. Jo flere virtuelle møder du prøver, jo mere naturligt vil det føles og møderne kan blive mere effektive.
  10. Gentagende møder: Hvis du deltager i et fast række af møder, så prøv at lave en ”god mødeskik”-aftale med dine kolleger, hvor fastsætter de rammer og vilkår, der passer ind hos jer.

Dette er et uddrag af "Trivsel og kvalitet i virtuelt arbejde". 


Senest revideret den 24. april 2020