Vi forebygger stress sammen

Værktøjsserien 'Vi forebygger stress sammen' er en serie på 10 værktøjshæfter til organisationsudvikling og forebyggelse af stress.

Hent værktøjerne her

Jobcenter Stevns

I 2012 gennemførte Jobcenter Stevns et stressforebyggelsesprojektet. Men selv om projektet for længest er afsluttet, så oplever jobcentret stadig de positive gevinster ved at have arbejdet aktivt med at forebygge stress. Således har ingen medarbejdere været langtidssygemeldte med stress siden da.

Tillidsrepræsentant Bende Bock fortæller: ”Projektet har haft stor betydning for medarbejderne. Vi bruger flere af værktøjerne i hverdagen. Ledelsen er blevet mere opmærksom på medarbejderne, dermed tager de fat i tingene før det bliver et problem, hvilket er med til at forebygge stress. ”

Prioritering er en hjælp til at undgå stress

Da Jobcenter Stevns startede projektet, blev de præsenteret for seks værktøjer. Mange af værktøjerne finder de stadig brugbare, og har fået det integreret som en del af deres dagligdag. Specielt værktøjet ”kollegial supervision” er populært hos medarbejderne. Her bruger de hinanden som sparringspartnere, og hjælper hinanden med arbejdsrelaterede problemer.

Værktøjet ’Stresspolitik’ har Jobcenter Stevns også haft stor succes med. Her har de lavet en mere dybdegående stresspolitik end den der gælder på de øvrige arbejdspladser i Stevns Kommune. Her har Jobcenter Stevns, fokus på det fælles ansvar og ikke alene et ledelsesansvar, hvilket betyder medarbejder får en bedre og dybere forankret form for ejerskab.

Personligt fremhæver Bende Bock prioriteringsværktøjet, der har fokus på ”kan” og ”skal” opgaver. ”Jeg har fået et godt fokus på tingene i forhold til tilrettelæggelse af min arbejdstid, det er super godt og jeg har fået nogle aha-oplevelser, ved at bruge dette værktøj. Jeg siger også mere ’pyt’, da der alligevel er nogle ting, jeg ikke kan ændre på, hvilket hjælper mig med ikke at blive stresset”.

Prioritering

Værktøjet Prioritering, har til formål at man bliver enige om, hvad man SKAL nå, for at blive tilfredse med arbejdet og på at dele arbejdsopgaverne op i to grupper: Opgaver der skal laves og opgaver der kan laves, når der er tid. Tanken er, at en fælles forståelse af hvad der er skal og kan opgaver kan give ro i hverdagen, fordi vi er sikre på, at alle har fokus det rigtige sted. 

Medarbejderne i Jobcenter Stevns oplevede snart, at det var svært at prioritere i de mange opgaver. På et jobcenter arbejder man ofte med stramme tidsfrister og lovgivningsmæssige rammer, som den ledige skal overholde. Derfor oplevede man, at det var meget svært at prioritere arbejdsopgaverne.

”Flere gav udtryk for, at langt de fleste opgaver var nogle der skulle laves og som ikke kunne udskydes.  Det var kun ganske få ting som kunne udskydes. Derfor valgte vi at lægge fokus på planlægning og tilrettelæggelse af opgaverne”, fortæller centerleder Lotte Nielsen. 

En af de ting der stresser medarbejderne på Jobcenter Stevns er kravet om dokumentation, beskrivelse sagsforløb mv. samt muligheden for at følge en sag til dørs.

”Frem for at opdele opgaver i kan og skal opgaver, har vi haft større udbytte af at arbejde med arbejdstilrettelæggelse. For os gav det bedre mening at få lavet tjeklister som vi kan bruge når vi har møde med borgerne eller fx få tilrettelagt den enkelte sagsbehandlers dagligdag, så der bliver tid til at sagsbehandlingen umiddelbart efter et møde med borgeren.  Og det har virket godt for os."

Værktøjet har dog været godt til at sikre at bedre serviceniveau, fortæller Tillidsrepræsentant Bende Bock.

”Tidligere kunne vi i telefonslusen godt love en borger at høre nyt fx om dennes sag samme dag.  Men ofte var sagsbehandlingen i den afdeling der behandlede sagen ikke klar, og det gav utilfredse borgere der ikke kunne forstå, hvorfor de ikke hørte fra os, som vi jo havde lovet. Ved at vi i slusen fik bedre kendskab til sagsbehandlingen, har vi kunnet give borgeren en bedre tilbagemelding på, hvad vi kan love og tilbyde”, fortæller Bende Bock.

Sig ”nej”, ”pyt” eller ”hjælp”

Det andet værktøj kan bruges til at få identificeret og sat ord på den enkelte medarbejders personlige strategier, når arbejdspresset bliver for stort. Her arbejder man med tre strategier:

En ”Nej-strategi” hvor man forholder sig til sin egen kapacitet når arbejdspresset er for stort og lærer at sige ”Nej” uden at få dårlig samvittighed. En ”Pyt-strategi”, hvor man arbejder med at acceptere at man ikke kan udføre alle opgaver lige godt når der er mange opgaver. Og en ”Hjælp-strategi”, hvor man arbejder med at udvikle evnen til at bede om hjælp når opgavebunkerne vokser.

I Stevns arbejdede man samme om dette værktøj to og to. Og det har været en god ide, synes Bende Bock og Lotte Nielsen. 

”Medarbejderne har givet udtryk for, at det har været godt at få sat ord på, hvordan vi reagerer når vi er stressede og hvilket strategi vi vælger. Ved at arbejde sammen to og to har medarbejderne kunnet hjælpe hinanden med at huske på sin strategi og huske hinanden på den, når der er ekstra travlt – Det behøver ikke at være 120 % hver gang. Andre har pludselig kunne sige: Jeg skal lære at sige nej oftere”, fortæller Lotte Nielsen. 

Og selv om Lotte Nielsen ved, at hun som leder har det formelle ansvar for arbejdsmiljøet, så kan hun som leder ikke tage ansvaret for, hvordan den enkelte reagerer i stressede situationer. Derfor har værktøjet Personlige strategier været god at arbejde med. Det kan virke konfliktforebyggende at man ved, hvordan hinanden reagerer i stressede situationer.

Stress er ikke kun den enkeltes ansvar

Ledelse og medarbejdere har også drøftet, hvem der har ansvaret for om man bliver stresset på arbejdet. Ledelsen har selvsagt ansvaret for et godt arbejdsmiljø, men den enkelte og kollegerne i fællesskab har også ansvaret for at sige fra, når byrden bliver for stor. 

De fleste ansatte synes det er positivt, at forebyggelsesindsatsen er relateret til arbejdet og arbejdspladsen også dem, der var sygemeldte med stress.

”De der var sygemeldte med stress har givet udtryk for, at det er godt at få talt stress med kollegerne og få stressen relateret til arbejdspladsen. De har oplevet det som en befrielse at det ikke er den enkeltes problem, som de må nøjes med at dele med en psykolog, men noget som vedrører hele arbejdspladsen. Det er noget vi gør fælles”, siger Lotte Nielsen og Bende Bock supplerer:

”Frem for alt har vi fået vendt den triste udvikling. Vi har fået snakket sammen om vores arbejde og hvordan vi tackler de spidsbelastninger der kan være, og det har været godt. Her taler sygefraværet for sig selv:  Det er stort set faldet til 0”, slutter Bende Bock.

3 gode råd

Der blev satte en masse tid af, for at kunne gennemføre projektet, hvilket ifølge Bende Block har været det hele værd. Jobcenteret har fået en masse erfaring, som Bende Bock mener er vigtigt, at andre arbejdsplads vil læse, før de selv går i gang med stressforebyggelse. Herunder kommer hun med tre gode råd:

  1. Projektstyring hvor MED- udvalget og lederne er med. Det er vigtigt med ekstern konsulent der kan styre slagets gang.
  2. Vælg værktøjer med omhu så det passer den arbejdsvirkelighed arbejdspladsen er i.
  3. Det tager tid at gøre projektet ens eget. Derfor er det vigtigt, at der er tid til at arbejde med de forskellige værktøjer.

 


Senest revideret den 1. juli 2020